令和３年１２月８日(金)の西区Ｐ連　第３回理事会　以下の申し合わせが決定しました。

今後の西区Ｐ連の組織体制の継続性の維持を目的とした役員・監事・理事の留任についての申し合わせ

　令和３年１0月２８日に市P恊にて、令和５年度道P札幌大会の準備会が発足し、これを受けて、西区P連では、どの領域かは未定ですが分科会の提言・運営を担当することが決定されました。
　そこで、令和５年度までの役員構成等を考えた場合、各単位PTA役員の事情、お子様の卒業等による退会等の諸事情により、この状態では、現役員が一人も残れないという見通しであることが、わかりました
　また、同様に西区Ｐ連の日常活動も含めて、西区P連存続に支障きたす事態が懸念されます。
　人が変わってもできるだろうという楽観論もあろうかと思われますが、その期間が長期であれば可能かもしれませんが、令和４年度、わずか１年度での人員の交代で、継続性の維持をどう図るかは、いろいろシミュレーションしましたが、極めて困難、不可能な問題です。
　そこで、緊急措置的な対応として、役員・監事・理事の留任の在り方について、次のような提案を致します。どうか、この危機的状況をご理解の上ご承認をお願い致します。

提案１　現役員・監事・理事が留任する場合、現行では、次年度においても単位ＰＴＡの役員(会長・副会長)と慣習的に選出していたが、仮に単位Ｐ　　
　　　ＴＡの一般会員となっても現役員・監事・理事の留任を了とする。

提案２　提案１の状況が生じる場合、当該単位PTAより、さらに１名従来の会長・副会長より理事を１名選出して頂く。

提案３　提案２を定めるのは、理事会の性格から、①総会に準ずる会務の議決権を持った理事等と➁委員会に所属し委員として会務の執行権を持った理　
　　　事の２つの役目を持っているためである。
　　　　提案２の状況が生じた場合①の理事は仮称「議決理事」とし専ら理事会のみに出席する。➁の役員・監事・理事は仮称「執行役員・理事」とし　　　
　　　会務(委員会活動等)を執行し、理事会にも参加する。

提案４　提案３の「議決理事」と「執行理事」は会務について、日常的に綿密に連絡調整を図り、当該単位PTAの役員会や運営委員会等で西区P連の会
　　　務について連絡・報告・意見・要望等を吸い上げ、西区P連の会務に反映する。(つまり、いままでの理事の機能を二人で分担することになる。)

提案５　提案１の場合の状況判断は、ご本人の意思を尊重し依頼し、役員会で推薦させて頂き、当該PTAおよび西区P連役員選考委員会に連絡・調整を　
　　　図る。

提案６　なお、提案１の場合で、留任する役員・監事・理事が、単位ＰＴＡの一般会員以上で、当該単位PTAにおいて、会長・副会長以外の単位ＰＴＡ
　　　役員会・事務局・書記局・運営委員会の役職があり、当該単位ＰＴＡの議決権を代行できる立場であると当該単位ＰＴＡが判断できる場合は、
　　　極力、留任理事１名でお願いしたい。(極力、役員・監事・理事１名体制で進む方が望ましいので)

提案７　この提案を「申し合わせ」とし、規約や細則としないのは、序文にある目的のためであり、今後、未来永劫変えたいということではなく、臨
　　　時措置としたいためである。
　　　　少なくとも令和5年度の道P札幌大会やウィズコロナやコロナ禍が安定し、通常の西区P連活動の代々の継続性が維持されるまでとしたいので、　　
　　規約や細則の改正とせず、あくまでも、申し合わせとした。
　　　期間ははっきり現状では言えないが、少なくとも令和５年度の道Ｐ札幌大会までは、申し合わせる。