一般社団法人札幌市ＰＴＡ共済会個人情報保護規定

第１章　総　則

（目　的）

第１条　この規定は、札幌市ＰＴＡ共済会が取り扱う個人情報の適切な保護について定め、当法人の業務運営に係る個人情報保護のための法令順守行動基準（個人情報保護方針）を設定し、当法人がその事業内容に係る個人情報保護を遵守することを目的とする。

第２章　定　義

（定　義）

第２条　この規定において、次の各号に掲げる用語の定義は、各号に定めるところによる。
定めのない用語は法令の定めるところによる。

（１）　個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日等、または個人別に付された番号、記号その他画像もしくは音声により当該個人を識別できるもの（当該情報では識別できないが、他の情報を容易に識別でき、それにより当該個人を識別できるものを含む）をいう。

（２）　個人情報保護責任者とは、当法人理事長であり、個人情報保護規定の改廃決定を含む管理上の責任と権限を有する者をいう。

（３）　個人情報管理者とは、個人情報保護責任者が当法人運営の必要に応じて個人情報管理に関する業務代行をするために選任するものをいう。

（４）　本人の同意とは、本人の情報の取得、利用について説明したうえで、説明した内容について承諾する意思表示を行うことをいう。本人の同意に関する事項は、パンフレットへの記載をもって周知するものとし、本人が未成年者の場合は、親権者の同意を得たものをいう。

（５）　園・学校とは、札幌市立の幼稚園・小学校・中学校をいう。

（６）　単位ＰＴＡとは、札幌市立の幼稚園・小学校・中学校のＰＴＡをいう。

（７）　審査委員会とは、札幌市ＰＴＡ共済会定款に則り、医師１名・弁護士１名・保護者代表２名・幼小中の各校種の園長会および校長会の代表３名で校正される諮問委員会をいう。

第３章　適用範囲

（対象となる個人情報）

第３条　この規定は、当法人において取り扱われる共済業務及びその他の業務上で扱う全ての個人情報を対象とし、紙面・電子的記録データ等の保管方法を問わない。

（個人情報の特定）

第４条　前条に定める個人情報の範囲については、本人より直接取得する情報および本人の所属する学校等の第三者から取得した共済業務等に必要な情報とする。

第４章　個人情報の取得に関する措置

（取得の範囲の制限）

第５条　個人情報の取得は、当法人の適正な業務遂行に必要な最低限の範囲内で、取得目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度においてこれを行うものとする。

（取得方法の制限）

第６条　個人情報の取得は、個人情報保護責任者の指定した担当者を通じて適法かつ公正な手段によって行うものとする。

　（特定の機微な個人情報の取得の禁止）

第７条　次に掲げる種類の内容を含む個人情報については、原則としてこれを取得して利用しない。ただし、法令及び届出業務上に必要がある場合においては、この限りではない。

（１）　思想、信条および宗教に関する事項。

（２）　人種、民族、門地、本籍地、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項。

　（本人から取得する場合）

第８条　本人から個人情報を取得する際には、本人に対して、以下の事項を共済規定又は書面により通知し、当該情報の取得、又は利用に関する同意を得るものとする。

（１）　個人情報の取得および利用目的

（２）　個人情報の開示を求める権利および開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正または削除を要求する権利の存在並びに当該権利を行使するための具体的方法（原則として、個人情報保護責任者あての文書を個人情報保護管理者に書面で提出する）

（本人以外から間接的に取得する場合）

第９条　本人以外から間接的に取得することは原則として行わない。やむなく本人以外から間接的に個人情報を取得する場合の本人に対する通知は、前条に従い、本人があらかじめ同意をしていると認められる場合を除き、本人から取得に関する事前の承認を書面で得なければならない。

第５章　個人情報の利用及び第三者への提供に関する措置

第１０条　個人情報の利用は、この規定に従い、本人が同意を得た取得目的の範囲内で行う。また、本人が同意を得た場合を除き、第三者への提供は行わない。尚、次の各号のいずれかに該当する場合は、その限りではない。

（１）　法令の規定による場合。

（２）　後遺障害の審査や特異な事故事例の際に、専門家を含む審査委員会に諮問し答申を得なければならない場合。

（３）　本人または公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために緊急な必要がある場合。
２　前項に関わらず、共済金給付請求がなされた場合には、本人、請求内容、請求原因、口座番号等金融機関に関する情報、その他共済金請求手続きに必要な個人情報について、共済金給付請求に必要なかぎりで、本人が在籍する学校および単位ＰＴＡ（児童生徒が卒業または転学した場合には、請求原因事実の発生した日に在籍していた学校）に対して、通知・提供することにあらかじめ同意したものとみなす。

（目的外利用の場合の措置）

第１１条　取得目的の範囲を超えて個人情報の利用および提供を行う場合は、少なくとも第８条に掲げる事項を、書面又はこれに代わる方法により本人に通知し、事前に同意を得た上で行うものとする。

第６章　個人情報の適正管理義務

（個人情報の正確性の確保）

第１２条　個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、正確な状態で管理するものとする。

（個人情報利用の安全性の確保）

第１３条　個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、パソコンの操作上、技術面、運用面及び組織体制面において合理的な安全対策を講じるものとする。

（個人情報の秘密保持に関する職員の責務）

第１４条　個人情報の取得、又は利用に従事する職員は、個人情報保護責任者の指揮の下、業務上の法令の規定又はこの規程に従い、個人情報の保護に十分な注意を払うものとする。

（個人情報を伴う処理の委託に関する措置）

第１５条　当法人は、学校を通じて本人へ通知する場合を除き、原則として個人情報を伴う事項について外部委託をしないものとする。審査委員会への諮問等の外部委託する特段の事情のあるときは、個人情報責任者の許可を得て、必要な場合には理事会の決議を経た上で、個人情報の保護に留意して行うものとする。

第７章　本人の情報開示について

（本人の情報開示）

第１６条　本人から自己の情報について開示を求められた場合は、速やかにこれに応じる。
ただし、開示は本人からの請求であることが確認できたときに限り、本人（本人が未成年の場合はその親権者等の法定代理人）に対して行う。

（本人情報の利用の拒否権）

第１７条　当法人がすでに保有している個人情報について、本人からの情報についての利用を拒否された場合は、法令に定めるもの以外はこれに応ずるものとする。
ただし、公共の利益の保護又はまたは当法人もしくは法令に基づく権限の行使または義務の履行のために必要な場合、および当法人の適正な管理運営のために必要な場合については、この限りではない。

第８章　廃　棄

（個人情報の廃棄）

第１８条　当法人の保有する個人情報については、事故、請求書の提出、共済金の支払い等のいずれか一番遅くなされた行為から１０年間保有するものとし、保管期間経過後は、シュレッダー等復元不可能な合理的な方法で廃棄するものとする。

第９章　組織および実施責任

（個人情報保護責任者）

第１９条　個人情報保護責任者は、この規程に定められた事項を理解し実践する能力のあるものを指名し、次条に定める個人情報保護管理者としての責務を行わせることがある。

（個人情報保護管理者）

第２０条　個人情報保護管理者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守すると共に、個人情報保護責任者を補佐し、個人方法の取得、または利用等に従事する者に教育訓練、安全対策の実施ならびに周知徹底の措置を実施する責任を負う者とする。

第１０章　教　育

（教育の実施）

第２１条　個人情報保護責任者は、この規程を遵守せせるために、職員に対し教育および指導を行わなければならない。個人情報保護責任者は、研修内容およびスケジュールを定め、これを主催する。

第１１章　業務監査

（監査の実施）

第２２条　個人情報保護責任者は、年に一度程度を目途に、定期的に監査を実施する。
２　個人情報保護責任者は、監査を実施した都度、「監査報告書」を作成する。

第１２章　個人情報に対する基本方針

（個人情報保護に関する基本方針）

第２３条　当法人は、個人情報保護方針を定め、当法人内外にいつでも公開できる状態にする。
２　前項の方針は個人情報保護責任者が作成する。また必要に応じて変更等を行うものとする。

第１３章　法令およびその他の規範

（法令およびその他の規範の遵守）

第２４条　個人情報に関する法令を遵守する。法令が改正された場合や、業務変化や当法人体制が変わったときは、職員に周知すると共に、最新の状態を維持するように努める。

第１４章　個人情報保護方針の見直し

（個人情報保護責任者による見直し）

第２５条　個人情報保護責任者は、監査報告書およびその他の経営環境などに照らして、適切な個人情報の保護を維持するために、適時、個人情報保護方針を見直すものとする。

第１５章　罰　則

（懲　戒）

第２６条　この規程に反した者、または違反を知りながら、個人情報保護責任者に通知しなかった職員は、情状により懲戒の対象となる。

第１６章　規程の改廃

（改　廃）

第２７条　この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

付　則

この規程は平成３０年４月１日より実施する。